Šta je ePrijemnica i zašto je važna koliko i eOtpremnica?
Većina priče oko digitalizacije robnog prometa u Srbiji vrti se oko jedne reči, eOtpremnica. To je dokument o kome se najviše piše, najviše govori i zbog koga najviše firmi panično traži rešenje pred 1. jul 2026. Ali postoji i druga strana iste medalje koju mnogi previđaju, sve dok ne dobiju prvu inspekciju ili prvu kaznu.
Ta druga strana je ePrijemnica.
Ako Vam dobavljač pošalje eOtpremnicu, Vi po zakonu morate da je primite i potvrdite, elektronski, u sistemu i u tačno definisanom roku. Ta potvrda i jeste ePrijemnica. Drugim rečima, eOtpremnica je obaveza onoga ko šalje robu, a ePrijemnica je obaveza onoga ko je prima. Ne postoji jedna bez druge.
U nastavku objašnjavamo šta tačno ePrijemnica predstavlja, ko mora da je koristi, koji rokovi važe i šta se dešava kada se ti rokovi prekorače.
Šta je ePrijemnica, jednostavno rečeno
ePrijemnica je elektronski dokument kojim primalac robe potvrđuje da je pošiljka stigla. Ona se generiše i šalje preko centralnog sistema Ministarstva finansija, sistema eOtpremnica na adresi eotpremnice.mfin.gov.rs, i pravno ima istu težinu kao da ste robu primili lično, sa pečatom i potpisom na klasičnoj papirnoj otpremnici.
Ono što je važno razumeti jeste da ePrijemnica nije opcioni dodatak koji možete da preskočite ako Vam se ne radi. Ona je zakonska obaveza i deo svakog ciklusa u kome roba ide od jedne firme do druge.
U praksi to izgleda ovako. Dobavljač u svom sistemu generiše eOtpremnicu pre nego što roba krene iz njegovog magacina. Ta otpremnica automatski stiže u Vaš profil u sistemu eOtpremnica. Kad Vam roba fizički stigne i kad je Vaš magacioner pregleda, Vi imate obavezu da kroz sistem prvo potvrdite fizički prijem, a zatim pošaljete ePrijemnicu. Tek tada je dokumentacioni ciklus za tu pošiljku zatvoren.
Razlika između eOtpremnice i ePrijemnice
Razlika nije samo u smeru kretanja. Razlikuju se i u tome ko snosi odgovornost, šta se kontroliše i koje su kazne ako se nešto pogreši.
eOtpremnica je odgovornost pošiljaoca. Ona mora da postoji u sistemu pre nego što roba napusti magacin. Ako vozač krene bez nje, inspekcija na putu može zaustaviti vozilo i izreći kaznu pošiljaocu, do dva miliona dinara za pravno lice.
ePrijemnica je odgovornost primaoca. Ona se ne odnosi na trenutak transporta, ali mora da postoji najkasnije osam dana od trenutka kada potvrdite fizički prijem robe. A fizički prijem morate potvrditi najkasnije tri radna dana od dana preuzimanja. Ako prekoračite te rokove, inspekcija ne ide pošiljaocu, ide Vama.
Drugim rečima, čak i ako Vaš dobavljač sve uradi besprekorno, Vi i dalje možete biti kažnjeni, samo zato što neko u Vašoj firmi nije ušao u sistem i u nekoliko klikova potvrdio prijem.
Rok od 8 dana koji je zapravo dva roka
Najčešća zabluda u praksi je da primalac ima jedan rok, osam dana. To nije tačno. Po pravilniku, primalac ima dva odvojena roka koji teku jedan za drugim, plus treći rok koji se aktivira ako se prva dva propuste.
Prvi rok je tri radna dana od dana preuzimanja robe da se kroz sistem potvrdi fizički prijem. Ovo nije papirno potpisivanje otpremnice vozaču, ovo je konkretna radnja u centralnom sistemu Ministarstva finansija kojom eOtpremnica dobija status „fizički prijem”.
Tek nakon te potvrde počinje da teče drugi rok, osam dana, u kojem primalac mora da prihvati ili odbije eOtpremnicu slanjem ePrijemnice.
Postoji i treći rok od trideset dana o kome se još manje govori. Ako primalac uopšte ne potvrdi fizički prijem, eOtpremnica prestaje da važi trideset dana od početka kretanja robe. Roba je tada već u Vašem magacinu, ali sa stanovišta sistema nikada nije ni stigla, što stvara nepoklapanje između knjigovodstva, magacinskog stanja i eFakture.
Tipičan scenario u kome firma upadne u problem izgleda ovako. Roba stiže u petak popodne. Magacioner prima, potpisuje stari papirni otpremni list iz navike, slaže robu u regale i ide kući. eOtpremnica je u sistemu, ali niko nije ušao i potvrdio fizički prijem. Vikend prođe. Sledeće nedelje računovođa traži druge fakture i ne otvara modul eOtpremnice. Prođe i druga nedelja. Niko nije rešio ni prvi rok, ni drugi. Kazna može da ide do pet stotina hiljada dinara, po toj jednoj pošiljci.
Najveći problem nije zlonamernost. Najveći problem je što odgovornost za ePrijemnicu često nije ni dodeljena nijednom čoveku u firmi, pa svako misli da je neko drugi to sigurno uradio.
Šta se kontroliše i kako država vidi Vaše propuste
Sistem eOtpremnica funkcioniše tako da svaka otpremnica ima jasan status. Poslata, fizički primljena, prihvaćena ePrijemnicom, odbijena, automatski odbijena. Inspekcija ne mora da dolazi u Vašu firmu da bi videla šta radite, sistem joj sve već pokazuje.
Kad se gleda kompletna slika, inspekcija može jednom pretragom da vidi koliko otpremnica je upućeno na Vaš PIB i koliko od njih je urednim ePrijemnicama potvrđeno u roku. Razlika između te dve cifre je broj prekršaja koji su već vidljivi, čak i ako Vam niko nikada nije pokucao na vrata.
Posebni slučajevi, kada ePrijemnica nije obična potvrda
Postoje situacije u kojima ePrijemnica nije samo klik za potvrdu, već zahteva više pažnje.
Prva je delimičan prijem. Ako Vam stigne osam paleta umesto deset, ne potvrđujete prijem na celu otpremnicu. Sistem mora da zabeleži tačnu količinu, jer u suprotnom narednih dana izlazi pogrešno stanje zaliha, a u eFakturi se javlja razlika koja blokira plaćanje.
Druga je oštećena ili neispravna roba. ePrijemnica može biti i odbijena, što je sasvim legitiman pravni potez. Ali to odbijanje mora da bude obrazloženo i pravovremeno, jer posledice prećutkivanja nisu nevažne. Ako primalac iz privatnog sektora ne pošalje nikakvu ePrijemnicu u roku od osam dana, sistem automatski tretira eOtpremnicu kao odbijenu u celosti i sam šalje ePrijemnicu u Vaše ime. Za javni sektor pravilo je obrnuto, ćutanje znači prihvatanje u celosti. Privatne firme zato često upadnu u apsurdnu situaciju, roba je u magacinu, papir kaže da je nikad nisu primili.
Treća je situacija kada eOtpremnicu prima jedna lokacija, a robu fizički druga, na primer centrala i ogranci. U takvim slučajevima ePrijemnica i dalje ide preko centralnog PIB-a, ali se u sistemu mora jasno povezati sa stvarnim mestom isporuke, što je još jedan korak u procesu koji firme često previđaju.
Najčešće greške koje firme prave
Iz svakodnevne prakse, izdvajamo četiri obrasca koji se najčešće ponavljaju.
Prvi je nedostatak odgovornog lica. Niko u firmi nema u opisu posla da potvrđuje ePrijemnice, pa to ne radi niko. Drugi je odvojenost magacina od kancelarije. Roba stigne, papir se potpiše, ali se sistem ne otvori jer računovođa fizički nije tamo. Treći je zaboravljanje otpremnica koje stignu vikendom ili tokom godišnjeg odmora, jer ni rok od tri radna dana ni rok od osam dana ne staju za odmore. Četvrti je nepoklapanje eFakture i ePrijemnice po količinama, što na kraju meseca pravi haos u knjigama.
Svaka od ovih grešaka pojedinačno deluje sitno. Pomnoženo sa brojem isporuka mesečno, postaje sistemski rizik.
Zašto Docloop, a ne neko drugi
Docloop je prvi licencirani informacioni posrednik od strane Ministarstva finansija Republike Srbije za razmenu eFaktura i drugih elektronskih dokumenata. Od 2018. godine izgradili smo bazu od preko 4.800 aktivnih klijenata, među kojima su Zepter, Siemens, Würth, Swisslion, MaxBet, AbelaPharm i Prvi partizan, kao i 220.000 aktivnih korisnika.
Naše rešenje za eOtpremnice i ePrijemnice deo je platforme mojDMS. Čim Vaš dobavljač pošalje eOtpremnicu, sistem je automatski prima u Vaš profil i obaveštava odgovornu osobu. Magacioner može da potvrdi prijem preko mobilnog telefona, a kod delimičnih ili odbijenih pošiljki, ePrijemnica se generiše u nekoliko klikova. mojDMS se integriše sa preko 220 ERP sistema, uključujući SAP, Infosoft i Navision, što znači da ne morate da menjate softver koji već koristite.
Period tolerancije ističe 30. juna 2026. Posle tog datuma, inspekcija počinje sa punom primenom. Zakažite besplatnu konsultaciju i u jednom razgovoru ćete dobiti jasnu sliku gde Vaše poslovanje stoji u odnosu na zakon i kako bi izgledao prelazak za Vašu konkretnu situaciju.
📞 011/43-50-555 📧 prodaja@docloop.rs 🌐 www.docloop.rs
Comments