Pitanja i odgovori vezani za digitalizaciju poslovanja u Srbiji

1. Elektronske otpremnice (e-Otpremnice)

1. Šta je elektronska otpremnica (e-otpremnica)?

E-otpremnica je digitalni dokument koji prati robu tokom transporta i služi kao dokaz o otpremi i prijemu. Zamenjuje papirnu otpremnicu i razmenjuje se kroz državni informacioni sistem povezan sa SEF-om, a mora biti poslata pre nego što roba krene na put.

2. Od kada su e-otpremnice obavezne?

Od 1. januara 2026. obavezne su za javni sektor, za privatne firme koje posluju sa javnim sektorom i za sve koji prometuju akcizne proizvode. Za sve ostale subjekte privatnog sektora obaveza počinje 1. oktobra 2027. godine.

3. Ko je u obavezi da koristi e-otpremnice?

U obavezi su svi subjekti koji raspolažu robom koja se kreće, kao i prevoznici koji prevoze u njihovo ime. Kod akciznih proizvoda u sistemu moraju biti svi učesnici, čak i ako nisu u sistemu PDV-a.

4. Da li se e-otpremnice odnose i na usluge?

Ne. E-otpremnice se odnose isključivo na fizičko kretanje robe (dobara). Za usluge se i dalje koristi samo elektronska faktura kroz SEF.

5. Kako se registrujem za sistem e-otpremnica?

Registracija se vrši preko zvaničnog veb interfejsa koji je deo sistema elektronskih faktura (SEF). Firme koje već koriste e-fakture imaju prednost jer rade u istom okruženju.

6. Šta mora da sadrži e-otpremnica?

Obavezno sadrži: vrstu (interna/eksterna), broj otpremnice, podatke o pošiljaocu i primaocu, vreme i adrese otpreme i odredišta, podatke o robi i prevoznom sredstvu, kao i jedinstveni identifikacioni broj.

7. Kada e-otpremnica mora da bude poslata?

Pošiljalac je mora poslati pre nego što roba fizički krene na put. Prevoznik mora imati pristup otpremnici tokom transporta i pokazati je u slučaju kontrole.

8. Koliko vremena primalac ima da prihvati ili odbije otpremnicu?

Primalac ima 8 dana od fizičkog prijema robe da proveri otpremnicu i odluči da li je prihvata ili odbija. Ako prijem ne potvrdi u roku od 30 dana, otpremnica prestaje da važi.

9. Šta ako padne internet ili sistem ne radi u trenutku otpreme?

Predviđeno je privremeno evidentiranje otpremnice u papirnom obliku, sa minimalnim podacima definisanim Pravilnikom. Kada se sistem oporavi, podaci se naknadno unose elektronski.

10. Ko kontroliše primenu e-otpremnica?

Primenu kontrolišu Poreska uprava, inspekcija drumskog transporta, carinska uprava i tržišna inspekcija. Prevoznik mora biti u stanju da pokaže otpremnicu tokom nadzora.

11. Kolike su kazne za neusklađenost?

Zavisno od prekršaja, kazne se kreću od 50.000 do 2.000.000 RSD. Najteže kazne predviđene su za transport robe bez ikakve otpremnice.

12. Postoji li period tolerancije?

Da. U periodu tolerancije greške u podacima se ne kažnjavaju. Međutim, to ne znači da sistem možete ignorisati, potpuno nekorišćenje e-otpremnica je prekršaj i tokom perioda tolerancije.

13. Koliko dugo se čuva e-otpremnica?

Privatni sektor je čuva najmanje 10 godina, a javni sektor trajno. Zakonska odgovornost za čuvanje je na vama, ne na državnom portalu, pa se preporučuje sopstvena kopija u DMS ili ERP sistemu.

14. Da li kurirska/dostavna služba mora u sistem?

Kurirska služba se tretira kao prevoznik i mora imati pristup e-otpremnici tokom transporta. Pošiljalac kreira otpremnicu, a kurir je vidi u predviđenoj aplikaciji.

15. Koja je razlika između e-otpremnice i e-fakture?

E-faktura je poreski i računovodstveni dokument o prometu i naplati. E-otpremnica prati fizičko kretanje robe i dokazuje otpremu i prijem. Iako koriste povezanu infrastrukturu, to su dva različita dokumenta.

16. Da li preduzetnik mora da koristi e-otpremnice?

Ako učestvuje u kretanju robe na koje se obaveza odnosi (na primer akcizni proizvodi), da, bez obzira na PDV status. Za usluge i delatnosti bez kretanja robe obaveza se ne primenjuje.

17. Šta je interna, a šta eksterna otpremnica?

Eksterna otpremnica prati kretanje robe između dva različita subjekta. Interna prati kretanje robe unutar iste firme, na primer između magacina ili poslovnih jedinica. Vrsta se obavezno navodi u otpremnici.

18. Mogu li da integrišem e-otpremnice sa svojim ERP ili WMS sistemom?

Da. Sistem je projektovan za automatizovanu obradu, pa se otpremnice mogu slati i primati direktno iz povezanog softvera, bez ručnog unosa na portalu.

19. Šta se dešava ako roba krene bez poslate e-otpremnice?

To je prekršaj sa najvišim kaznama, jer prevoznik tokom kontrole nema validan dokument. Zato otpremnica mora biti poslata i dostupna pre polaska robe.

20. Kako da se firma pripremi za 1. oktobar 2027?

Treba uvesti rutinu slanja otpremnice pre otpreme, blagovremenu proveru i prihvatanje primljenih otpremnica, i pouzdano arhiviranje. Firme koje već koriste e-fakture i imaju DMS znatno lakše prelaze.

 

 

 

 

2. Elektronsko arhiviranje (e-Arhiviranje)

1. Šta je elektronsko arhiviranje?

Elektronsko arhiviranje je klasifikovanje, razvrstavanje, pouzdano čuvanje i obezbeđivanje dostupnosti dokumenata nastalih u elektronskom obliku. Cilj je da dokument ostane čitljiv, nepromenjiv i dostupan tokom celog propisanog roka čuvanja.

2. Od kada je elektronsko arhiviranje obavezno u Srbiji?

Obavezno je od 1. januara 2024. Dokumenta nastala u digitalnom obliku od tog datuma moraju se arhivirati isključivo elektronski, štampanje elektronskog dokumenta više nije dovoljno.

3. Koji zakon reguliše elektronsko arhiviranje?

Osnovni propis je Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020), uz prateću Uredbu o tehničko-tehnološkim zahtevima. Uredba je više puta menjana, poslednji put tokom 2026. godine.

4. Ko je u obavezi da arhivira elektronski i vodi arhivsku knjigu?

Obaveza se odnosi na sva pravna lica i preduzetnike čijim radom nastaje dokumentarni materijal. Ne zavisi od veličine firme, primenjuje se i na najmanje preduzetnike.

5. Šta je arhivska knjiga?

Arhivska knjiga je zakonom propisan registar celokupne dokumentacije nastale u jednoj kalendarskoj godini, u papirnom i elektronskom obliku. Vodi se hronološki i sadrži kategorije dokumenata, rokove čuvanja i uputstva za rashodovanje.

6. Do kada se predaje arhivska knjiga?

Prepis arhivske knjige za prethodnu godinu predaje se nadležnom javnom arhivu do 30. aprila tekuće godine, prema sedištu pravnog lica.

7. Koliko dugo se dokumenti moraju čuvati?

Rok zavisi od vrste dokumenta. Većina poslovne i finansijske dokumentacije čuva se najmanje 10 godina, dokumentacija o radnim odnosima i do 50 godina, a trajna arhivska građa predaje se nadležnom arhivu nakon 30 godina.

8. Da li elektronski arhiviran dokument mora imati elektronski potpis?

Da. Dokumenti koji se arhiviraju elektronski moraju nositi kvalifikovani elektronski potpis ili pečat i biti u formatu pogodnom za dugoročno čuvanje, kao što su PDF/A, TIFF, PNG ili JPEG.

9. Moram li da skeniram i elektronski arhiviram papirna dokumenta?

Ne. Dokument nastao na papiru i dalje se čuva u papirnom obliku, skeniranjem nastaje samo kopija, dok original ostaje papirni. Elektronsko arhiviranje se odnosi na dokumente nastale u elektronskom obliku.

10. Koje opšte akte firma mora da donese?

Najčešće: pravilnik o kancelarijskom poslovanju, akt o evidentiranju, klasifikovanju i arhiviranju, akt o elektronskim dokumentima, odluku o imenovanju odgovornog lica i listu kategorija arhivske građe sa rokovima čuvanja.

11. Šta je lista kategorija arhivske građe?

To je popis vrsta dokumenata koje firma stvara, sa propisanim rokom čuvanja za svaku kategoriju. Na ovu listu je potrebno dobiti saglasnost nadležnog javnog arhiva.

12. Kolike su kazne za neusklađenost?

Za pravna lica novčane kazne idu i do 2.000.000 RSD, a za odgovorna lica od 5.000 do 150.000 RSD. Primenjuju se, na primer, za nepredaju arhivske knjige i druge propuste u postupanju.

13. Koliko često treba sprovoditi elektronsko arhiviranje?

Zakon trenutno ne propisuje izričito da li se arhiviranje sprovodi dnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Preporuka struke je da se radi sukcesivno i blagovremeno, pre isteka roka kvalifikovanog potpisa na dokumentu.

14. Da li su e-fakture u SEF-u već arhivirane?

Uloga SEF-a u arhiviranju nije precizno definisana. Pošto su fakture u SEF-u standardizovane (XML format), deo struke smatra da je obaveza pouzdanog čuvanja time ispunjena, ali odgovornost za rekonstrukciju kompletnog toka dokumenta ostaje na firmi.

15. Šta je izlučivanje (rashodovanje) dokumentacije?

Izlučivanje je izdvajanje dokumenata kojima je istekao rok čuvanja radi uništenja, i to godinu dana od isteka roka. Postupak mora biti evidentiran i odobren od strane odgovornog lica.

16. Koja je razlika između arhivske građe i dokumentarnog materijala?

Dokumentarni materijal je celokupna nastala dokumentacija. Arhivska građa je onaj deo koji ima trajni značaj, čuva se trajno i nakon određenog roka predaje nadležnom arhivu.

17. Da li preduzetnik plaća kaznu za nevođenje arhivske knjige?

Kaznene odredbe su prevashodno usmerene na pravna lica i odgovorna lica. Ipak, i preduzetnici imaju obavezu vođenja, pa je uredno arhiviranje preporučljivo bez obzira na visinu sankcija.

18. Mora li firma da koristi plaćeni softver za arhiviranje?

Ne nužno. Trajno čuvana dokumenta firma može sama pouzdano elektronski čuvati ili angažovati pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja. Softversko rešenje znatno olakšava vođenje knjige i usklađenost.

19. Da li inspekcija najavljuje kontrolu arhiviranja?

Ne mora. Inspekcijski nadzor može biti vanredan, bez prethodne najave, pa je važno da dokumentacija stalno bude uredna i dostupna.

20. Kako DMS pomaže kod elektronskog arhiviranja?

DMS automatizuje klasifikaciju, dodelu rokova čuvanja, potpisivanje i formiranje arhivske knjige, vodi trag o svakoj izmeni i čuva dokumente u propisanom formatu, čime se smanjuje rizik od kazni prilikom kontrole.

 

 

 

 

3. Elektronske fakture (e-Fakture)

1. Šta je elektronska faktura (e-faktura)?

E-faktura je faktura izdata, poslata i primljena u strukturiranom digitalnom formatu kroz državni Sistem elektronskih faktura (SEF). Za razliku od PDF ili papirnog računa, ima propisanu strukturu i pravni efekat, i razmenjuje se isključivo kroz SEF.

2. Šta je SEF?

SEF je Sistem elektronskih faktura, državna platforma Ministarstva finansija preko koje se izdaju, šalju, primaju i evidentiraju elektronske fakture. Pristup se ostvaruje preko kvalifikovanog sertifikata ili eID naloga.

3. Ko je u obavezi da izdaje e-fakture?

U obavezi su obveznici PDV-a, javni sektor i subjekti koji posluju sa javnim sektorom, kao i firme u međusobnom (B2B) prometu. Obaveza ne važi za fizička lica koja nisu registrovani preduzetnici.

4. Da li je maloprodaja obuhvaćena?

Maloprodaja uglavnom nije obuhvaćena, osim u slučaju prodaje javnim institucijama ili korisnicima korporativnih kartica. U tim slučajevima se izdaje elektronska faktura.

5. Do kada je odložena puna primena Zakona?

Rok za punu primenu pojedinih odredbi produžen je do 31. decembra 2026. godine, čime su firme dobile dodatno vreme za usklađivanje sistema i procedura.

6. Kako se firma registruje za SEF?

Pristup se ostvaruje na portalu efaktura.gov.rs uz kvalifikovani elektronski sertifikat ili eID nalog. Firme sa većim obimom poslovanja obično integrišu svoj računovodstveni ili ERP softver sa SEF-om.

7. Mogu li ručno da izdajem fakture na portalu?

Da. Portal omogućava ručno izdavanje, što je dovoljno za mikro subjekte sa malim brojem dokumenata. Veći obim se uglavnom rešava integracijom softvera sa SEF-om.

8. Šta je evidentiranje obračuna PDV u SEF-u?

To je obaveza unosa obračunatog PDV-a u SEF. Rok za evidentiranje je 10 dana po isteku poreskog perioda. Ova evidencija ne ukida obavezu podnošenja redovne PDV prijave.

9. Koliko dugo se čuvaju e-fakture?

Javni sektor ih čuva trajno, a privatni sektor najmanje 10 godina od kraja godine u kojoj je faktura izdata. Čuvanje se može poveriti i ovlašćenom informacionom posredniku.

10. Kolike su kazne za neusklađenost?

Novčane kazne se kreću od 200.000 do 2.000.000 RSD, na primer za neizdavanje e-fakture, neevidentiranje PDV-a, nepropisno korišćenje sistema ili nečuvanje faktura u skladu sa zakonom.

11. Šta ako napravim grešku u evidentiranju PDV-a?

Ako grešku uočite i ispravite pre početka nadzora, prema novim pravilima se ne smatra prekršajem. Zato je korisno imati rutinu interne provere pre podnošenja prijave.

12. Šta je eVAT (e-PDV)?

eVAT je sistem u kome Poreska uprava unapred popunjava PDV prijavu na osnovu podataka iz SEF-a. Delimično popunjavanje je počelo 2026, a puna primena se odnosi na poreske periode posle 31. decembra 2026.

13. Kako da pripremim firmu za eVAT?

Treba uskladiti podatke u SEF-u sa knjigovodstvom i obezbediti da su sve fakture tačno evidentirane i arhivirane. Kada eVAT zaživi, svako neslaganje između SEF-a i evidencija biće odmah vidljivo.

14. Šta je Centralni registar faktura (CRF)?

CRF je registar u kome se evidentiraju fakture prema korisnicima javnih sredstava. Omogućava praćenje statusa i dospeća, a uvodi i jasne zakonske rokove plaćanja (45 odnosno 60 dana).

15. Da li interne fakture idu kroz SEF?

Da. Prema izmenama koje se primenjuju od aprila 2026, određene interne fakture koje su se ranije vodile van sistema sada se izdaju kroz SEF.

16. Mogu li da poverim čuvanje faktura nekom drugom?

Da. Čuvanje se može poveriti ovlašćenom informacionom posredniku. Ako posrednik prestane sa radom, dokumenti se prenose Centralnom informacionom posredniku radi kontinuiteta čuvanja.

17. Postoji li javna lista obveznika e-faktura?

Najavljena je javna lista korisnika sistema sa PIB brojevima, koja se vodi preko Centralnog informacionog posrednika, radi lakše i brže provere poslovnih partnera.

18. Koja tehnička ograničenja treba da znam?

Pri registraciji u CRF broj fakture je ograničen (na primer do 22 karaktera), ćirilica nije podržana, a sistem radi na dve decimale. Ova ograničenja je dobro uzeti u obzir pri integraciji softvera.

19. Da li je e-faktura jedini validan dokument?

Da. Kada postoji obaveza izdavanja e-fakture, ona je jedini pravno validan dokument o tom prometu, paralelni papirni ili PDF račun nema isti status.

20. Kako e-faktura, e-otpremnica i e-arhiviranje čine celinu?

Zajedno grade potpun digitalni trag: e-faktura pokriva promet i PDV, e-otpremnica fizičko kretanje robe, a e-arhiviranje pouzdano dugoročno čuvanje svih tih dokumenata u skladu sa zakonom.

Napomena: Sadržaj odražava propise važeće u junu 2026. Rokovi, iznosi kazni i obaveze podložni su izmenama. Za konkretne situacije proverite zvanične izvore ili se konsultujte sa stručnjakom.