Od 1. januara 2024. godine, kada je Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (Sl. glasnik RS 107/2021, 94/2022 i 116/2023) stupila na primenu, eArhiviranje je puna zakonska obaveza za sve pravne subjekte u Srbiji. Tokom 2025. i 2026. godine dodatno je aktiviran državni portal E-Arhiv, čime je čitav proces prešao iz teorije u operativnu fazu.
Većina firmi je do sada uspela da pokrije osnove, imenovala je arhivara, izradila Listu kategorija arhivske građe, prijavila se na portal E-Arhiv. Ali postoji jedan sloj eArhive o kome se ćuti, a koji za nekoliko godina može da poništi ceo trud, kvalifikovani elektronski vremenski žig.
Ono što niko ne kaže naglas jeste da vremenski žig ima svoj rok trajanja, i da je taj rok često kraći od zakonskog roka čuvanja samog dokumenta. Ako se propusti da se žig na vreme obnovi, dokument tehnički ostaje u sistemu, ali pravno gubi ono zbog čega je uopšte i arhiviran, dokaz o integritetu i tačnom vremenu.
U ovom vodiču objašnjavamo šta je kvalifikovani vremenski žig, zašto ima rok trajanja, koje propise treba pratiti i šta se dešava ako istekne pre dokumenta.
Šta je kvalifikovani vremenski žig
Kvalifikovani elektronski vremenski žig je usluga od poverenja koja potvrđuje da je određeni elektronski dokument postojao u tačno određenom trenutku i da od tog trenutka nije neprimetno menjan. Vezan je za koordinisano univerzalno vreme (UTC), izdaje ga registrovani pružalac kvalifikovane usluge od poverenja, i za razliku od običnog vremenskog žiga, ima punu pravnu snagu pred sudovima i drugim institucijama.
Ovde postoji ključna razlika u odnosu na elektronski potpis koju mnogi mešaju. Elektronski potpis potvrđuje ko je potpisao dokument, a vremenski žig potvrđuje kada je dokument nastao i da od tog trenutka nije menjan. U eArhivi Vam trebaju oba sloja, jer u suprotnom, imate potpis ali ne i pouzdan dokaz o vremenu.
Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (Sl. glasnik RS 94/17 i 52/21) izjednačio je kvalifikovani vremenski žig sa fizičkim pečatom kada je reč o dokazivanju vremena nastanka dokumenta.
Zašto vremenski žig ima rok trajanja
Vremenski žig se tehnički oslanja na kriptografski otisak (hash) dokumenta i digitalni potpis izdavaoca. Oba ova elementa vremenom slabe, ne zato što ih neko namerno ruši, već zato što tehnologija napreduje. Hash algoritmi koji su danas nesalomivi, za pet ili deset godina postaju predvidljivi. Sertifikat izdavaoca ima rok trajanja koji ne prelazi životni vek fizičke infrastrukture. Sve to znači da kriptografska garancija vremenskog žiga ne može da traje večno, čak i kad bi Zakon to dozvolio.
Uredba 107/2021, koja je osnovni propis za privatni sektor u ovoj oblasti, obavezuje stvaraoce i imaoce dokumentarnog materijala na periodičnu nadogradnju vremenskog žiga pre isteka njegove validnosti. Konkretan rok nije jednoznačno propisan i zavisi od korišćenog algoritma i preporuka pružaoca kvalifikovane usluge od poverenja. Za orijentaciju, Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave (Sl. glasnik RS 21/2020, 32/2021, 14/2023) za državne organe propisuje interval od pet godina, što se u praksi često uzima kao razuman orijentir i za privatni sektor, iako nije formalno tako propisano za privatna lica.
Za pravilnu procenu konkretnog roka za Vaše dokumente, najbolje je konsultovati izdavaoca vremenskog žiga koji koristite i Vašeg pravnog savetnika.
Konkretan problem u praksi
Zamislite sledeću situaciju. Vaša firma potpisuje eFakturu 15. jula 2026. i dodaje joj kvalifikovani vremenski žig. Zakonski rok čuvanja fakture je deset godina, do 2036. Rok trajanja samog žiga je znatno kraći, obično nekoliko godina, zavisno od algoritma i pružaoca usluge.
Ako ne uradite ništa između trenutka arhiviranja i trenutka isteka žiga, u trenutku isteka faktura je i dalje u sistemu, i dalje se može otvoriti, ali dokaz o njenom integritetu više nije nesporan. Pri inspekciji ili sudskom sporu, druga strana može da postavi pitanje da li je faktura menjana posle isteka žiga, a Vi nemate kriptografski dokaz koji bi to nedvosmisleno oborio. Dokument je i dalje tu, ali njegova pravna vrednost je oslabljena.
Isto se dešava sa ePotpisom uz koji ide vremenski žig. Ako se ne nadogradi na vreme, potpis vremenom gubi status „kvalifikovanog“ i postaje samo „elektronski“, što je pravno mnogo slabija kategorija.
Kako se vremenski žig obnavlja
Obnavljanje se ne radi tako što se dokument ponovo potpiše. Umesto toga, radi se nadogradnja, odnosno dodavanje novog vremenskog žiga povrh postojećeg žiga i potpisa. Time se stvara lanac vremenskih žigova, gde svaki naredni potvrđuje da je prethodni bio validan u trenutku kada je nadograđen. Sve dok se ovaj lanac ne prekine, dokument zadržava pun pravni integritet.
U tehničkom smislu, to znači da softver koji upravlja Vašom eArhivom mora da vodi evidenciju o svakom dokumentu pojedinačno, da zna kada je koji žig izdat, kada mu ističe validnost, i da automatski pokreće nadogradnju pre isteka. Kod firmi sa hiljadama arhiviranih dokumenata, ovo je fizički nemoguće raditi ručno.
Ko izdaje kvalifikovane vremenske žigove u Srbiji
Prema aktuelnom stanju u Registru pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija, usluge izdavanja kvalifikovanog vremenskog žiga u Srbiji pruža nekoliko subjekata, među kojima Sertifikaciono telo Pošte Srbije, Privredna komora Srbije (PKS CA), Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, Inception d.o.o. i Telekom Srbija (od marta 2026).
Za javni sektor, državne organe i jedinice lokalne samouprave, Kancelarija za IT je razvila RS-GOV TSA infrastrukturu koja je za korisnike besplatna. Privatni sektor koristi jednu od komercijalnih usluga, sa različitim cenovnicima po broju žigova.
Aktuelno stanje registra treba proveriti direktno na sajtu Ministarstva, jer se lista pružalaca može menjati.
Šta se dešava ako se propusti obnavljanje
Ako vremenski žig istekne pre isteka roka čuvanja dokumenta, dokument u pravnom smislu postaje sporni. Nije obrisan, nije nevažeći, ali gubi jedan sloj neoborivosti. U slučaju inspekcije, spora sa poslovnim partnerom ili poreske kontrole, druga strana može da tvrdi da je dokument mogao biti izmenjen posle isteka žiga, a Vi teško možete kriptografski da dokažete suprotno.
Konkretne pravne i finansijske posledice zavise od tipa dokumenta i konkretnog spora, pa je za detalje najbolje konsultovati Vašeg pravnog savetnika. Ali generalno pravilo jeste sledeće, dokument bez validnog vremenskog žiga u dugotrajnoj arhivi nije isto što i dokument sa njim, i ta razlika može biti presudna kada je najmanje očekujete.
Zašto ovaj problem ne rešavate ručno
Vremenski žigovi se izdaju u trenutku, ali njihovo praćenje je proces koji traje decenijama. Firma koja u julu 2026. arhivira hiljadu faktura, ugovora i otpremnica, do 2036. imaće nekoliko takvih „generacija“ dokumenata, svaka sa svojim rokovima. Ručno vođenje evidencije o tome kada koji žig ističe, kada ga treba nadograditi i ko je za to odgovoran, nije samo nepraktično, već je matematički rizično. Jedan zaboravljeni dokument može poništiti pouzdanost cele arhive u trenutku kontrole.
Zbog toga se preporučuje da eArhiviranje bude vođeno softverskim rešenjem koje automatski prati rokove trajanja svakog žiga, pokreće nadogradnju pre isteka i vodi evidenciju o svim nadogradnjama, sve bez ljudske intervencije.
Zašto Docloop, a ne neko drugi
Docloop je prvi licencirani informacioni posrednik od strane Ministarstva finansija Republike Srbije za razmenu eFaktura i drugih elektronskih dokumenata. Od 2018. godine izgradili smo bazu od preko 4.800 aktivnih klijenata, među kojima su Zepter, Siemens, Würth, Swisslion, MaxBet, AbelaPharm i Prvi partizan, kao i 200.000 indirektnih korisnika.
Naše rešenje za elektronsku arhivu deo je platforme mojDMS. Sistem automatski primenjuje kvalifikovani vremenski žig na sve dokumente koji ulaze u arhivu, prati rokove trajanja svakog pojedinačnog žiga i pokreće nadogradnju pre isteka, tako da lanac pravne validnosti nikada ne bude prekinut. mojDMS se integriše sa preko 220 ERP sistema, uključujući SAP, Pantheon i Navision, što znači da ne morate da menjate softver koji već koristite.
Zakažite besplatnu konsultaciju i u jednom razgovoru ćete dobiti jasnu sliku gde Vaše poslovanje stoji u odnosu na zakon i kako bi izgledao prelazak za Vašu konkretnu situaciju.
📞 011/43-50-555
📧 prodaja@docloop.rs
🌐 www.docloop.rs
Komentari